货到了不能签收了事。一份系统的验收流程能帮你及时发现问题、保留索赔证据。本文给出可直接使用的验收清单。

验收是保护自己的最后一道关。这份清单可以直接打印出来用。

一、开柜前（柜到店/仓时）

  • ☐ 核对集装箱号与提单一致
  • ☐ 核对铅封号与单证一致，铅封是否完好
  • ☐ 拍照记录：柜门、铅封、箱号
  • ☐ 检查柜体外观有无破损、变形、水渍

如果铅封号不符或已损坏，先拍照留证再开柜，并立即通知承运人和保险公司。

二、开柜时

  • ☐ 开门瞬间观察：有无异味、积水、霉味
  • ☐ 拍照记录货物堆放状态
  • ☐ 检查货物是否倒塌、移位
  • ☐ 检查有无明显水渍、受潮痕迹

三、数量核对

  • ☐ 按装箱单逐项核对箱数
  • ☐ 抽查箱内数量（每个品类至少开 1–2 箱）
  • ☐ 记录短少或多出的数量

四、外观检查

  • ☐ 外箱有无破损、压塌、受潮
  • ☐ 内包装有无破损、漏液
  • ☐ 玻璃瓶装有无碎裂（重点检查底层和柜门附近）
  • ☐ 罐头有无凹陷、胀罐、锈蚀
  • ☐ 袋装食品有无漏气、胀袋

五、日期与批次（最关键）

  • ☐ 逐品类记录生产日期和保质期
  • ☐ 计算剩余货架期，对照合同约定的标准
  • ☐ 检查同一品类是否混批（不同生产日期）
  • ☐ 记录批次号，建立台账

六、标签合规检查

  • ☐ 泰文标签是否齐全
  • ☐ FDA 编号是否与注册一致
  • ☐ 进口商信息是否正确
  • ☐ 加贴标签有无脱落、遮挡关键信息
  • ☐ 零食类是否有 GDA 标签

七、品质抽检

  • ☐ 每个品类抽样开封检查：色泽、气味、形态是否正常
  • ☐ 油脂类闻是否有哈喇味
  • ☐ 膨化/饼干类是否受潮变软
  • ☐ 巧克力类是否融化变形、起白霜
  • ☐ 保留抽检样品和照片

八、单证核对

  • ☐ 商业发票金额与合同一致
  • ☐ 装箱单与实物一致
  • ☐ 检测报告齐全且在有效期内
  • ☐ 原产地证已提供

九、发现问题的处理

  1. 立即拍照录像，包含整体和细节
  2. 在收货单据上批注，注明问题和数量，不要无条件签收
  3. 在规定时限内书面通知：向承运人（通常提货后 3 天内）和供应商提出
  4. 保留问题货物，不要自行处理或销毁
  5. 涉及保险的申请检验，由公估机构出报告
  6. 整理索赔材料：照片、检验报告、单证、损失清单

十、建立验收档案

每批货建一个档案，保存：

  • 验收记录表（本清单填写后的版本）
  • 照片
  • 批次与日期台账
  • 检测报告
  • 相关单证复印件

这些资料在发生质量争议、监管检查、或需要召回时都是关键依据。建议至少保存到产品保质期结束后一年。

本清单为通用参考，可根据实际经营品类调整。涉及索赔时限与法律程序，请以合同约定和当地法律为准。